Сохранение презентации и запасные копии

Два формата и три места

Два формата: PPTX как рабочий файл для показа и PDF как запасной, который открывается везде.

Три места: флешка, облако или «Избранное» в Telegram, телефон.

Это займёт 10 минут и снимет самый частый кошмар: «файл не открылся».

Сохранить PDF за 20 секунд

Делайте это последним действием, когда презентация уже готова.

1. «Файл» → «Экспорт» → «Создать документ PDF/XPS».
2. Нажмите кнопку «Создать PDF/XPS».
3. Выберите папку и проверьте имя файла.
4. Нажмите «Опубликовать».
5. Откройте получившийся PDF и пролистайте: не съехал ли текст, не пропали ли символы.

Шрифты: почему текст «поехал» на чужом компьютере

Если вы поставили красивый шрифт, которого нет на школьном компьютере, PowerPoint подставит другой, и текст съедет или вылезет за рамки.

Два решения: взять стандартный шрифт или внедрить свой в файл.

1. Простой путь: Arial, Calibri, Times New Roman, Verdana. Они есть почти везде.
2. Если шрифт нужен свой: «Файл» → «Параметры» → «Сохранение».
3. Внизу поставьте галочку «Внедрить шрифты в файл».
4. Выберите второй вариант, «Внедрять все знаки». Так файл откроется и отредактируется на любом компьютере с PowerPoint.
5. Сохраните файл заново: Ctrl + S.

Видео внутри файла, а не ссылкой

Видео, вставленное через «Вставка» → «Видео» → «Это устройство», хранится внутри презентации и переезжает вместе с ней на флешку. Видео по ссылке из интернета без сети не откроется.

Если файл стал слишком тяжёлым для флешки или почты, сожмите видео: «Файл» → «Сведения» → «Сжать мультимедиа» → «HD (720p)». Для показа на школьном проекторе этого качества хватает.

Комплект файлов на флешке

Назовите файл понятно

На школьном компьютере в «Загрузках» может лежать 30 чужих файлов. Нужно, чтобы свой вы нашли за 10 секунд.

Три копии: сделайте прямо сейчас

Флешки ломаются, ноутбуки не включаются, облако требует пароль, который вы забыли. Поэтому три места, а не одно.

1. Скопируйте папку на флешку и проверьте, что файлы с неё открываются.
2. Загрузите PPTX и PDF в облако: Яндекс Диск, Облако Mail или другое.
3. Отправьте оба файла себе в Telegram в «Избранное».
4. Сохраните PDF на телефон, чтобы он открывался без интернета.

Обязательно откройте файл на другом компьютере

Это единственная настоящая проверка. На своём ноутбуке всё всегда выглядит хорошо.

Подойдёт компьютер родителей, друга или школьного кабинета информатики. Смотрите три вещи: шрифты не съехали, картинки на месте, видео играет.

Если продукт сайт, бот или приложение

Интернета на защите может не быть. Запишите работу продукта на видео заранее, прямо в PowerPoint: «Вставка» → «Запись с экрана». Запись сразу окажется на слайде. Как записать и что показать, рассказано в гайде «Демонстрация продукта на защите».

Бумажный комплект: спасает даже без техники

Распечатайте вечером. Займёт 5 минут, а страхует от любой поломки.

Если файл не открывается на защите

Не чините при всех дольше 30 секунд. Каждая минута ремонта отнимает минуту у вашего доклада.

1. Откройте PDF с той же флешки.
2. Не вышло? Откройте копию из Telegram или облака.
3. Снова не вышло? Покажите PDF с телефона.
4. Ничего не открывается? Говорите по распечатанной речи: слайды не главное.